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M-FILES - La gestion documentaire nouvelle génération

Dématérialisation dans l'administration gouvernementale

GED ou Système de Fichiers - Que choisir pour vos documents numériques ?

La dématérialisation procure aux administrations gouvernementales qui la mettent en place de nombreux avantages dans leur gestion documentaire : sécurisation accrue des archives, meilleur partage des documents, gain de productivité et d’espace. Avant de démarrer un projet de dématérialisation, ces administrations s’interrogent souvent sur les outils et les procédures leur permettant de passer de dossiers papier à des dossiers électroniques.

Deux méthodes sont utilisées pour effectuer cette transition vers la dématérialisation :
le Système de Fichiers (FS) et la Gestion Electronique de Documents (GED).

FS et GED: c'est quoi?

Système de Fichiers (FS)

Le Système de Fichiers (FS) désigne l’espace de stockage localisé au sein du réseau interne "RESINE" de l’éducation nationale.

Le stockage et le partage des fichiers y sont structurés physiquement dans une arborescence constituée de dossiers et de sous-dossiers (angl. "folders"), et visible pour l’utilisateur ou un groupe d’utilisateurs par exemple d’un même service ou département. Le FS constitue une méthode de gestion documentaire limitée qui offre peu de fonctionnalités aux utilisateurs.

Pour en savoir plus et comprendre quoi choisir pour le stockage de vos documents numériques, veuillez suivre notre présentation "Que choisir pour vos documents numériques" ci-dessous.

Gestion Electronique de Documents (GED)

A l’inverse d’un FS, un outil GED comme M-Files présente de nombreux avantages :

Des fonctionnalités bien plus riches : de la consultation par un accès web sécurisé via LuxTrust, à la connexion à un SI, en passant par l’annotation de documents, la capture des flux numériques, et la gestion des délais de conservation.
Des fonctionnalités plus élaborées et automatisées : l’utilisateur peut rechercher les fichiers contenant certains mots clés et émis sur une période précise, grâce aux métadonnées encapsulées dans les fichiers. Il peut également enregistrer ses préférences de recherche pour gagner du temps.
Une traçabilité renforcée : la GED permet de tracer un document sur l’ensemble de son cycle de vie, contrairement à un Système de Fichiers. Les suppressions ou déplacements de fichier seront également tracés, avec une gestion stricte et fine des droits et modalités d’accès, empêchant la perte de fichiers.
Un outil indispensable pour dématérialiser les procédures de l’administration, grâce à la création de workflows adaptés aux processus métiers.

Prise en charge de l’ensemble des workflows
et processus concernant vos documents

M-Files offre une grande variété de fonctionnalités visant à aider les administrations et services à résoudre leurs problèmes de gestion de données. Laissez M-Files s’occuper de vos documents et contenus et permettez ainsi à vos collaborateurs de se concentrer sur des tâches à valeur ajoutée.

M-Files est la seule plateforme de gestion intelligente de l’information à organiser les contenus en fonction de leur nature, et non pas de leur emplacement. Trouvez et gérez les documents et informations dont vous avez besoin, où qu’ils soient stockés, à partir de n’importe quel appareil. L’administration ne se limite plus aux frontières du bureau. Pourquoi vos données devraient-elles le faire ? Partagez des informations en toute sécurité avec n’importe qui.

M-Files - Une plateforme de gestion intelligente de l’information

Organisez votre contenu à l’aide des métadonnées

La méthode traditionnelle qui consiste à stocker et rechercher des informations dans des dossiers peut représenter un véritable défi lorsque le volume d’informations à trouver, consulter et gérer est conséquent. Pourquoi ne pas vous faciliter la tâche grâce aux métadonnées ?

Recherchez des informations dans n’importe quel système ou référentiel

La plupart des administrations utilisent plus de trois systèmes distincts de gestion des contenus. Pourquoi ne pas centraliser tout cela dans une vue unique vous permettant de trouver et d’exploiter les informations quel que soit leur emplacement ?

Accédez à vos contenus partout et à tout moment, avec n’importe quel appareil

Vous êtes souvent en déplacement ? Avez-vous besoin d’accéder à des documents et contenus sur votre appareil mobile lorsque vous êtes en déplacement, voire que vous n’avez pas accès à Internet ? Aucun problème ! M-Files vous permet d’accéder à vos informations en mode hors ligne sur mobile.

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