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Accès

M-Files est notre application permettant un échange de fichier, contenant des données sensibles, de manière sécurisée à l’aide d’un certificat LuxTrust 'Private Person'.

Vous trouvez ci-dessous dans la documentation (en cas de difficulté pour ouvrir ce PDF dans votre browser, faites un clic droit sur le lien et choisissez l'option "Save link as - Sauvegarder le lien sous - Link speichern unter …" ou "Save target as - Sauvegarder la cible sous - Ziel speichern unter …" et enregistrez le document sur votre ordinateur) quelques précisions qui vous guideront pas à pas pour pouvoir échanger des informations avec l’ONE.

 

Cette page est en cours de construction et est mise à jour régulièrement.

 

Demande d'accès à notre application

Veuillez envoyer un mail à IT@one.etat.lu ET finances@one.etat.lu contenant

Nom de votre organisme (ID de votre organisme auprès de l’ONE)

Votre nom

Votre prénom

Votre adresse email professionnelle

Après vérifications, nous vous enverrons une invitation à rejoindre notre application.

L’application impose l’usage du certificat LuxTrust ‘Private Person’, si plusieurs personnes de votre organisme doivent avoir accès à notre application, veuillez nous communiquer les coordonnées de chacune de celles-ci.

Il est important de communiquer à l’ONE, tout départ de l’un de vos collaborateurs ayant un accès à notre application afin que nous puissions enlever les accès adéquats et garantir la protection des données.

Processus

Lorsque vous recevez un email « [CGIE] Invitation pour créer un compte d'invité IAM », vous avez 2 semaines pour réagir en suivant les documentations se trouvant dans l’accordéon « Première connexion ».

A savoir :

Création compte invité.pdf

Association certificat LuxTrust.pdf

 

Création compte « invité IAM »

La réception du SMS ne devrait pas prendre plus de 5 minutes.

La réception du mail « [CGIE] Compte IAM - code d'activation » ne devrait pas prendre plus d’une heure.

 

Association certificat LuxTrust

Lorsque vous recevez le mail « [CGIE] Compte IAM - mise à jour certificat LuxTrust » de confirmation qu’un certificat a été ajouté à votre compte IAM, veuillez envoyer un mail à IT@one.etat.lu afin que nous puissions clôturer votre inscription et rendre votre compte actif dans notre application.

Par retour, nous vous confirmerons la clôture de votre inscription.

A votre demande, nous pourrons envoyer un fichier de test afin que vous puissiez réaliser le traitement de vos préavis/factures de bout en bout avec des données de test.

 

Traitement des préavis / factures

Lorsque l’ONE met à disposition un nouveau préavis de paiement, vous êtes informé par un email « ONE - Un nouveau préavis est disponible - ……………… ».

Première connexion

Pour accéder à notre application, veuillez envoyer un mail à "IT@one.etat.lu" contenant vos "Nom", "Prénom" et "adresse mail professionnelle". Après vérification, vous recevrez un mail d'invitation pour créer un compte.

Préavis / Factures

Sécurité

Il est impératif que vous préveniez l’ONE au cas où un de vos collaborateurs, ayant des accès M-Files, quitte votre organisme.

Prière d’envoyer un email à IT@one.etat.lu ET finances@one.etat.lu avec les coordonnées dudit collaborateur pour suppression des accès.

Foire aux Questions

  • Je n’ai pas reçu de mail d’invitation pour créer mon compte invité.

Veuillez svp vérifier votre boîte e-mail « Junk » avant de contacter notre service informatique par e-mail (IT@one.etat.lu).

  • Je n’ai pas reçu de SMS

Veuillez (re)saisir vos coordonnées SANS caractères spéciaux ni caractères accentués.

  • Je n’ai pas reçu l’email avec le code d’activation

Veuillez (re)saisir vos coordonnées SANS caractères spéciaux ni caractères accentués.

  • J’ai suivi une ancienne invitation et j’avais créé un compte invité IAM, mais je n’ai toujours pas accès à l’application et je reçois toujours des rappels de la part de l’ONE de créer mon compte invité IAM.

Il est probable que la procédure n’a pas été clôturée et que nous ne pouvons pas vous associer au système M-Files. Il est important de suivre les instructions de la documentation « Association certificat Lux Trust » après la création de votre compte invité IAM afin de finaliser le processus. Dans le cas que vous avez créé déjà votre compte invité IAM, vous n’avez pas besoin de créer un nouveau compte, mais vous pouvez vous connecter à votre compte IAM existant et suivre les instructions pour associer votre certificat LuxTrust.

  • J’ai reçu un e-mail de la part du CGIE avec comme objet « Validité de votre compte invité IAM ».

Dans ce cas, vous devrez suivre les instructions de ce mail pour éviter que votre compte ne soit désactivé. Autrement, une nouvelle invitation doit vous être envoyée.

 

Pour toute question et/ou information complémentaire, prière d’envoyer un email à IT@one.etat.lu.