L’article 3 du règlement grand-ducal du 17 août 2011, 1. réglant l’organisation et le fonctionnement de l’Office national de l’enfance, et 2. modifiant le règlement grand-ducal modifié du 7 juin 1979 déterminant les actes, documents et fichiers autorisés à utiliser le numéro d’identité des personnes physiques et morales stipule que :
"Pour obtenir la reconnaissance par l’Etat comme «service d’aide sociale à l’enfance» prévue par l’article 13 de la loi du 16 décembre 2008, la personne physique ou morale qui se propose de gérer le service en question, enverra par simple lettre à l’adresse du Ministre ayant dans ses attributions la Famille, une documentation prouvant qu’il garantit dans son travail une qualité des mesures d’aide conforme aux éléments énoncés à l’article 13 de la loi, en joignant les documents nécessaires et les déclarations d’intention indispensables pour chacun des points précisés par la loi, et ce pour autant que le point le concerne. Le gestionnaire du service est tenu de communiquer tout changement concernant les données et les pièces en question. Sur avis du directeur de l’ONE, la reconnaissance comme «service d’aide sociale à l’enfance» est accordée par le Ministre ayant dans ses attributions la Famille.
L’obligation de documentation prévue à l’article 13 point 6 de la loi, inclut:
• une documentation en continu des processus de mise en œuvre des mesures d’aide conforme aux lignes directrices et aux standards de référence publiées par l’ONE;
• la rédaction de rapports à la demande de l’ONE;
• la concertation régulière avec les autres intervenants.
Passé le délai de mise en conformité qui ne dépassera pas celui des agréments, le Ministre ayant dans ses attributions la Famille peut, sur avis du directeur de l’ONE, retirer la reconnaissance au gestionnaire du service. Cette notification se fait par lettre recommandée. Dans ce cas, le Ministre ayant dans ses attributions la Famille peut, dans l’intérêt des usagers, demander à une personne ou à un organisme exerçant une activité similaire dûment reconnue, de reprendre, pour une durée maximale d’un an renouvelable une fois, la gestion du service auquel la reconnaissance a été retirée. La décision de retrait de la reconnaissance donne lieu à une information en due forme des usagers du service."