The platform
for non-formal education
Learn here why the Microsoft 365 platform is not suitable for storing and sharing sensitive or personal data. The following is true not only for Microsoft but also for Google and Apple cloud solutions.
In Microsoft 365 (formerly Office 365), data is stored in data centers based in the European Union, specifically located in Dublin and Amsterdam. The use of Microsoft 365 applications is therefore generally not a data protection issue and complies with the RGPD, as long as users do not store personal data in Microsoft's European Cloud.
Teachers, as public officials, and schools as public institutions are not allowed to store personal data (of children or otherwise) in a cloud hosted even in Europe, possibly allowing potential access by US authorities. These users have a particular responsibility regarding the admissibility and traceability of personal data processing.
For the past few years, the Ministry of Education, Children and Youth has been promoting the use of the Microsoft 365 platform as a collaborative work environment for educational purposes. Microsoft 365 can be used by teachers and schools, in compliance with data protection, in the European cloud, as long as users do not store personal data.
Log in with your IAM ID (IAMuserid@enf.lu) and your IAM password.
Your username is also your email address used by Microsoft 365.
With OneDrive you can enjoy unlimited data storage in the cloud.
Teams brings together conversations, content and applications in one place.
To interact with each platform, each user must use the "guest" mode, which allows external collaborators to be included in the platform's user directory and then added to internal services such as Teams.
It is important to note that there is no common user directory between the two platforms for reasons of data protection.
Internal users and guest users do not have the same level of rights to services. For example, it is not possible to perform a quick search for the recipient when writing an email if the recipient is not in the same tenant.
On the two separate platforms, the collaboration experience within Teams is not equivalent for internal users and guests.
Guests must switch between the Teams network of their original tenant and the Teams network of the tenant they are invited to.
1. First communicate your username to the person who wants to invite you: ==> « IAM@enf.lu » for users in the non-formal education community; ==> « IAM@365.education.lu » for teachers (EF + ES) as well as administrative and technical staff of the national education system; ==> « IAM@school.lu » for students (EF + ES).
2. The user of the other tenant must invite you with your user name that you have just provided;
3. Log out of Teams before accepting the invitation in Teams;
4. Accept the email invitation link;
5. Log back into Teams (login). At this point, you have the option to choose the appropriate tenant (top right of the portal)
Limitations of Teams guest features
The file sharing to the user coming from the other tenant is done on his "guest" identity or depending on the context on the "external" identity, which will require a validation in 2 steps each time he will try to access the said shared document.
L'accès et l'édition de ses documents sur OneDrive peut se faire de plusieurs façons:
Vous pouvez bien entendu utiliser la version téléchargée de Microsoft 365 que vous avez installée sur votre ordinateur... mais cela n'est pas la seule façon d'utiliser Office. Microsoft 365 est dans la cloud et vous suit partout!
Pour utiliser O365 online (dans la cloud), vous avez plusieurs possibilités:
Sur votre ordinateur:
Chaque modification sera alos immédiatement répercutée sur tous les appareils avec lesquels vous utlisez O365, que ce soit en ligne (cloud) ou en version téléchargée (ordinateur).
Sur votre tablette ou smartphone
ATTENTION: Pour le téléchargement et l'installation des applications O365, nous vous recommandons de lire les articles qui abordent ces sujets dans cette rubrique des "Guides et aides".
Pour synchroniser ses documents de OneDrive sur son ordinateur, il faut installer le client de synchronisation "OneDrive"! Veuillez suivre le guide correspondant à votre système d'exploitation:
Vous pouvez télécharger les applications pour Office directement dans l'Apple App Store, le Google Play Store ou le store de Microsoft. L'activation et la connexion à Microsoft 365 se fait dans les applications à l'aide de votre login "IAMuserID@enf.lu".
Microsoft 365 intègre une messagerie électronique appelée Outlook. Celle-ci vous permettra de gérer vos courriels, votre calendrier ainsi que vos contacts. La messagerie est disponible dès maintenant et vous pouvez y accéder en vous connectant sur Microsoft 365. Par défaut, tous les courriels qui parviennent à cette adresse sont redirigés vers votre adresse email personnelle.
Avec l'application Apple Mail:
Avec l'application Outlook:
Pour partager un dossier, il suffit d'aller dans l'application OneDrive, de faire un clic droit sur le dossier à partager et de sélectionner ensuite "Partager" pour inviter finalement les personnes en question.
Pour changer la langue d'affichage dans Microsoft 365, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite, puis sélectionnez "À propos de moi".
Modifiez ensuite votre profil en haut à droite sur la page.
Dans votre profil, vous trouvez les options de langues d'affichage sous les 3 points "..." :
Ajoutez la langue de votre choix sous la première option de réglage des langues, puis sauvegardez.
==> « IAM@enf.lu » pour les utilisateurs de la communauté de l'enseignement non formel; ==> « IAM@365.education.lu » pour les enseignants (EF + ES) ainsi que les membres du personnel administratif et technique de l'éducation nationale; ==> « IAM@school.lu » pour les élèves (EF + ES).