Protection des données à caractère personnel

1. Les données à caractère personnel communiquées par l’usager sont traitées en conformité avec le règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données.

2. Des mesures de sécurité techniques et organisationnelles sont mises en place par le CGIE afin de garantir un niveau approprié de confidentialité, d’intégrité, de disponibilité et de résilience des services offerts via myeduguichet.lu ainsi que d’assurer la protection des droits et libertés de l’usager selon les standards de l’industrie. Seuls les usagers et les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données à caractère personnel et ce, pour des motifs légitimes. Sauf stipulation contraire prévue dans les Conditions générales d’utilisation (CGU), les données de l’usager et de ses enfants sont stockées au Grand-Duché de Luxembourg.

3. L'usager dispose des droits d'accès, de rectification et d'effacement de données qui le concernent. Ces droits sont exerçables auprès du responsable du traitement concerné. Ces droits s’exercent, le cas échéant, via les fonctionnalités existantes dans myeduguichet.lu (sources authentiques, fonction d’effacement…).

4. Si un souci technique empêche l’utilisation de ces fonctionnalités, l’utilisateur peut s’adresser au Helpdesk eduguichet.lu.

5. Dans le cas où le CGIE est responsable du traitement, l’utilisateur peut adresser sa demande par courrier à l’adresse suivante : "Centre de gestion informatique de l’éducation, B.P. 98, L-7220 Walferdange".

6. L’usager dispose également des droits de limitation du traitement, d'opposition au traitement, de retrait du consentement et de portabilité qui sont exerçables directement auprès des responsables des traitements.

7. L’usager peut adresser des réclamations relatives à la protection des données le concernant via les canaux de communication respectifs mis à disposition ainsi qu’auprès du responsable du traitement concerné par sa demande et/ou démarche. L'usager peut, par ailleurs, déposer sa réclamation auprès du délégué à la protection des données du MENJE via l'adresse courriel suivante: dpo@men.lu. L'usager peut, en outre, s'adresser à la Commission Nationale pour la Protection des Données pour tout litige dans ce domaine.

8. Les fonctionnalités offertes par myeduguichet.lu permettent, sur une base volontaire de l’usager de créer des démarches administratives, de consulter les sources authentiques et d’utiliser celles-ci pour pré-remplir les démarches voire de générer des documents pour son propre usage. Lorsqu’il transmet sa démarche au MENJE où à l’établissement scolaire, le consentement exprès de l’usager au traitement de ses données personnelles sera sollicité dans le cadre de la démarche et/ou demande par le MENJE ou l’établissement scolaire concerné.

9. Le responsable du traitement est le MENJE ou l’établissement scolaire ayant mis en place la démarche en question ou l’accès à une source authentique donnée sur myeduguichet.lu. Ses coordonnées sont disponibles respectivement dans la rubrique "Organisme de contact", clairement affichée pour chaque démarche, ou en entête des données d’une source authentique. Le CGIE est son unique sous-traitant, en charge de l’hébergement de la plateforme myeduguichet.lu.

10. Concernant les démarches, la finalité est celle indiquée dans leurs intitulés. Grâce aux notifications myeduguichet.lu, l’usager pourra également suivre l'état de ses demandes.

11. Lorsque l’usager transmet électroniquement un formulaire ou une demande complète (formulaire, annexes éventuelles et pièces justificatives), les informations qu’il a renseignées sont enregistrées et transmises directement au MENJE ou à l’établissement scolaire. Le système informatique met sur la demande transmise à l'aide de myeduguichet.lu un "timestamp" électronique mentionnant et prouvant la date et l'heure de la transmission de la demande. La demande reste stockée dans myeduguichet.lu. En principe, il n’est pas possible d’annuler ou de modifier par le biais de myeduguichet.lu une demande ainsi transmise. Toute demande d’annulation ou de modification devra le cas échéant être adressée directement au MENJE ou à l’établissement scolaire en question.

12. Lorsqu'une signature est requise, l’usager devra apposer sa signature électronique sur le formulaire électronique. Conformément à l'article 1322-1 du Code Civil, l'utilisation de la signature électronique dans le cadre d'une démarche effectuée sur myeduguichet.lu identifie celui qui l'appose et manifeste son adhésion au contenu du document signé. En cas de litige, les documents signés électroniquement ainsi que toutes les données permettant de garantir l'horodatage, l'exactitude et l'intégrité des démarches effectuées, seront donc admissibles devant les tribunaux et feront preuve des faits qu'ils contiennent ainsi que des engagements qu'ils expriment.

L'étendue des données collectées est déterminée par la base légale ou réglementaire sur laquelle se base la demande ou la démarche ainsi que par le responsable du traitement. Ces données sont uniquement accessibles par l'usager ainsi que par le responsable du traitement. Hormis les informations fournies par l’usager au MENJE ou l’établissement scolaire, ces derniers n’ont aucun accès ni aux données, ni aux documents stockés dans myeduguichet.lu. L'usager consent, toutefois, à ce qu'un nombre strictement limité de personnes du CGIE ou de sous-traitants soumis à une clause de non-divulgation accèdent sur sa demande et de façon temporaire aux données d'une démarche donnée et ce, dans le cadre strict d’une demande d’assistance de l’usager introduite auprès du service du Helpdesk eduguichet.lu.

14. Dans le cadre du traitement de sa démarche, l'usager consent à ce que le cas échéant les données transmises soient dupliquées au sein du système d’information du responsable du traitement. D'éventuels destinations futures et traitements ultérieurs des données par les responsables du traitement ne sont pas connus à l'avance par le CGIE et ne sont pas de son ressort. Le CGIE ne fournit qu’une plateforme d’initiation et de suivi d’une démarche entre deux parties identifiées. Il appartient dès lors à l’usager de s’adresser directement aux responsables du traitement pour connaître, le cas échéant, les destinations ainsi que les traitements ultérieurs de ses données.

15. La durée de conservation des données de chaque type de démarche est variable et est du ressort du responsable du traitement. Les critères utilisés pour la déterminer dépendent de la base légale afférente. Lors de la consultation les données des sources authentiques ne sont nullement conservées au sein de myeduguichet.lu.

16. Il est à noter que les bases légales afférentes aux démarches peuvent contenir des dispositions spécifiques encadrant l'exercice des droits de l’usager.

17. L’usager consent, lors de sa première identification puis lors des suivantes, à ce que la plateforme myeduguichet.lu accède à ses données et aux données des enfants pour lesquels il a l’autorité parentale, figurant dans le registre national des personnes physiques. Il consent également à ce que les données d’authentification contenues sur le certificat électronique délivré par l’autorité de certification LuxTrust soient utilisées pour établir son identité et soient enregistrées dans son profil.

18. Le responsable de ces traitements est le CGIE.

19. La finalité de ces traitements respectifs est l’identification sans équivoque des usagers permettant :

• la collecte des données de ses enfants à partir des sources authentiques ;
• la fourniture volontaire d’informations à caractère personnel ;
• le téléversement vers la plateforme de documents nécessaires au remplissage de demandes (pièces justificatives notamment).

20. Ces données ne sont accessibles que par l’utilisateur autorisé. L’usager contrôle lui-même la copie de certaines de ces données dans le cadre du pré-remplissage (données de ses enfants notamment).

21. La durée de conservation de données du profil de l’usager est celle de la durée d’existence de son compte sur la plateforme.

22. L’usager consent à ce que les personnes autorisées au sein du MENJE ou du CGIE aient accès aux données transmises lors de sa demande afin de pouvoir traiter cette dernière.

23. Le responsable du traitement, dans ce contexte, est le MENJE ou le CGIE.

24. La finalité du traitement est d’apporter une réponse à la demande/question de l’usager. Par ailleurs, ces données peuvent être ultérieurement traitées à des fins statistiques par le MENJE ou par le CGIE.

25. La durée de conservation des données à caractère personnel communiquées par l’usager est celle nécessaire au traitement de sa demande/question, augmentée d’une année pour permettre la réouverture a posteriori afin d’améliorer la qualité du service rendu aux usagers.

26. L’usager consent à ce que les personnes autorisées au sein du MENJE ou d’un établissement scolaire aient accès aux données transmises lors de sa demande afin de pouvoir traiter cette dernière.

27. Le responsable du traitement, dans ce contexte, est le MENJE ou l’établissement scolaire.

28. La finalité du traitement est d’apporter une réponse à la demande/question de l’usager. Par ailleurs, ces données peuvent être ultérieurement traitées à des fins statistiques par le MENJE.

29. La durée de conservation des données à caractère personnel communiquées par l’usager est celle nécessaire au traitement de sa demande/question, augmentée d’une année pour permettre la réouverture a posteriori afin d’améliorer la qualité du service rendu aux usagers.

30. Certaines données relatives aux matériel et logiciel de l’usager qui ne sont pas de nature à l’identifier sont collectées lors de sa visite sur le site public. Cette collecte a pour seule finalité de disposer de statistiques de fréquentation (type de navigateur, résolution, localisation approximative, etc.) afin de servir au mieux les usagers.

31. Le responsable de ces traitements est le CGIE.

32. L’adresse IP complète de l’usager n’est en aucun cas conservée. La page publique précédant l’accès à myeduguichet est, elle aussi, soumise à cette récolte de mesure d’audience.

33. Ces données sont conservées dans une solution fournie par un sous-traitant aux mêmes obligations légales concernant la protection des données personnelles et ce, pour le cas où de telles données venaient à être récoltées dans le futur.

34. La durée de conservation de données n’excède pas celle nécessaire pour observer l’évolution des audiences en fonction de l’évolution des navigateurs, résolutions utilisées, ou autres données statistiques disponibles.