Comment faire un Pé?

Sont exposées dans ce chapitre les différentes étapes d'élaboration et de mise en œuvre d'un projet d'établissement, les modalités de sa gestion au cours de l'année scolaire ainsi que la procédure de transfert dans le fonctionnement quotidien du lycée. Les différents formulaires de mise en œuvre y sont également accessibles.


Mise en œuvre

Le projet d'établissement implique nécessairement tous les acteurs de la communauté scolaire: élaboré par le corps enseignant, le projet doit être approuvé par le conseil d'éducation du lycée, la responsabilité en incombant au directeur.

  • Première étape: constitution du groupe de pilotage

L'élaboration et la mise en œuvre des activités est confiée à un groupe de pilotage qui se compose d'enseignants, d'élèves et de parents d'élèves et dont la coordination est assurée par le chef de projet. Afin de garantir le flux d'information entre tous les partenaires de l'école, le groupe de projet se charge de mettre en place une structure de communication interne et externe adaptée à la situation de l'établissement scolaire.

  • Deuxième étape: analyse de la situation et mise en objectifs

Le groupe de pilotage, en concertation avec tous les acteurs concernés, se livre à une analyse de la situation de l'établissement en vue d'identifier les besoins spécifiques de ses élèves et de déterminer le domaine dans lequel il souhaite intervenir.

À la lumière des besoins ainsi relevés, il définit le groupe-cible et les grandes orientations du projet (préphase).

  • Troisième étape: la planification des actions et l'élaboration des prévisions budgétaires

Pendant la durée de la préphase, le groupe de pilotage élabore un ordre de priorité et un calendrier des activités envisagées ainsi que les prévisions budgétaires et les dispositifs d'évaluation y relatifs (dossier de candidature).

  • Quatrième étape: le rapport d’activités, financier et bilan du Pé

Comme durant la préphase, le groupe de pilotage établit le calendrier de mise en œuvre des activités ainsi que les prévisions budgétaires pour l'année suivante. Ceci en tenant compte du travail effectué, des résultats obtenus et des objectifs fixés pour l'année scolaire terminée -> le rapport d’activités, financier et bilan du Pé.

  • Cinquième étape: évaluation finale et transfert
La cinquième et dernière étape est consacrée à l'évaluation et à la documentation finale du projet et à la préparation des modalités de transfert dans le fonctionnement normal du lycée. À cet effet, le groupe de pilotage analyse les expériences concluantes (acquis) du projet et soumet au conseil d'administration du CCPÉ les éléments qu'il souhaite voir transférés. Le CA donne son avis, le ministre décide et charge le département concerné du ministère d’opérer le transfert en question.

Gestion du projet

Les projets d'établissement sont gérés et coordonnés par le Centre de Coordination des Projets d'Établissement (CCPÉ).

Avant de pouvoir mettre en œuvre un projet d'établissement, il faut d'abord l'accord du Conseil d'éducation du lycée et après l'avis positif du CCPÉ, on passe par une "préphase" (dossier de préphase).

La préphase, d'une durée d'une année scolaire, permet aux personnes intéressées à la mise en œuvre d'un projet d'établissement de mieux cerner les réels besoins de leur lycée/lycée technique. Durant cette année, les enseignants impliqués suivent une formation en gestion de projet qui débute à la rentrée scolaire. Cette formation leur donne ainsi la possibilité de bien diriger l'élaboration et la conceptualisation des activités à mettre en œuvre dès la première année du projet.

Par la suite, afin de pouvoir commencer un projet d'établissement, le lycée candidat remet au CCPÉ un dossier de candidature reprenant le contenu et les objectifs du projet pour la durée totale de mise en œuvre et les prévisions budgétaires. Après accord de la part du CCPÉ, le lycée candidat pourra débuter son projet en première année.

Pendant toute la durée du projet, le lycée soumet, à la fin de chaque année scolaire, le programme annuel d'actions tel qu'envisagé pour l'année scolaire suivante (rapport d'activités, financier et bilan du PÉ). Cette planification annuelle des activités permet aux responsables du projet de varier les activités d'une année à l'autre tout en assurant la continuité des objectifs fixés dans le dossier de candidature.


Documentation du projet

Afin de permettre au CCPÉ de suivre l'évolution des projets en cours d'année scolaire, les responsables de projet s'engagent à remettre:

  • au mois d'octobre:
    un relevé des décharges attribuées dans le cadre du projet
  • au mois de janvier:
    un relevé des indemnités versées dans le cadre du projet
  • au mois de juin:
    le rapport d'activités, financier et bilan du «pé» y inclus le volet financier et les activités prévues pour l'année scolaire à venir.

Vers le mois de février-mars, les lycées ayant un projet en préphase présentent un bilan intermédiaire devant le conseil du travail effectué depuis la rentrée scolaire.

Tandis que durant la 2e partie de l'année scolaire, les différents lycées ayant leur Pé en 1re, 2e ou 3e année après la préphase reçoivent la visite de divers représentants du conseil d'administration. Dans le cadre de ces visites de « tutorat », des explications sont fournies par les responsables des projets concernant le travail effectué depuis la rentrée scolaire et à cette occasion, le groupe de pilotage bénéficie des conseils des membres du CCPÉ concernant la suite de la mise en œuvre de son Pé.

Budgétisation et gestion autonome

Pour chaque exercice, le projet d'établissement se voit attribuer une enveloppe financière qu'il aura à charge de gérer lui-même selon les modalités suivantes:

  • le budget annuel est versé par le CCPÉ en deux tranches: en principe, 50% au mois de septembre et 50% au mois de mars ;
  • les versements sont effectués sur un compte courant ouvert par le CCPÉ ;
  • une convention de collaboration est signée entre le CCPÉ et le chef de projet ainsi que la directrice/le directeur de l'établissement concerné ;
  • à l'issue du projet, tout solde devra être remboursé au CCPÉ ;
  • le chef de projet doit veiller à l'état des comptes; tout déficit est interdit ;
  • la comptabilité journalière est à faire suivant les documents comptables élaborés par le CCPÉ ;
  • le directeur du lycée et le chef de projet disposent d'un pouvoir de signature conjoint ;
le rapport financier à remettre à l'issue de l'année scolaire fera l'objet d'un audit financier par des membres du conseil d'administration du CCPÉ et du contrôleur financier du MENJE.

Rémunération

La rémunération des enseignants impliqués dans le projet se fait moyennant des décharges ou des indemnités.

En ce qui concerne les décharges, une enveloppe globale est attribuée au projet; il est de la compétence du directeur du lycée de les répartir entre les enseignants concernés et d'en informer le CCPÉ. Les décharges sont réservées aux chefs de projet et aux enseignants assurant une tâche régulière avec un groupe d'élèves, pendant toute l'année, dans le cadre du projet d'établissement.

Les enseignants impliqués dans la mise en œuvre du projet, et ceci quel que soit leur échelon, sont rémunérés suivant le tarif repris dans les différents formulaires élaborés par le CCPÉ. A l'issue de chaque année civile, le chef de projet transmettra au CCPÉ les déclarations des indemnités versées.

Le cumul d’indemnités et de décharges pour la même personne n’est pas autorisé.

Le taux de rémunération des tiers (consultants externes) n'est pas fixé.

Les parents d'élèves ne peuvent être rémunérés que s'ils occupent des fonctions précises au sein du projet d'établissement et qu'ils exercent des activités en vertu de cette fonction.


Équipement

Le lycée peut acquérir de l'équipement pour assurer le bon fonctionnement des activités de son projet. Le groupe de projet veillera à choisir l'équipement dans une gamme de prix et de qualité moyennes.

Tout au long de la durée du projet, l'équipement est de la propriété du CCPÉ; à la fin du projet et après amortissement du matériel, celui-ci sera cédé par le CCPÉ au lycée qui devra le faire figurer dans l'inventaire de son matériel. En cas de non-amortissement l'équipement sera rétrocédé au CCPÉ. La période d'amortissement est fixée à trois ans.

En cas d'achat d'équipement en copropriété, le groupe de projet veillera à ce que toutes les modalités de financement, de maintenance, d'utilisation et de dédommagement soient réglées de façon contractuelle.

 

Transfert

La mise en œuvre d'un projet d'établissement ne doit pas se limiter au seul espace d'expérimentation: un des objectifs essentiels en est d'aboutir au transfert des acquis, donc des expériences positives et concluantes, soit dans le fonctionnement normal du lycée soit dans le fonctionnement d'une autre école. À cet effet, le lycée fait, en fin de projet, le bilan de sa mise en œuvre et soumet au CCPÉ les éléments qu'il souhaite voir transférés dans sa vie scolaire quotidienne. Le conseil d'administration donne son avis, le ministre décide et charge le département concerné du ministère d'opérer le transfert en question. 

Formulaires

Au niveau des lycées, la gestion des projets d'établissement se fait sur base des documents suivants:

Le dossier de préphase

Avant d’entamer un projet d’établissement, le Conseil d’éducation de l’établissement concerné doit d’abord donner son approbation. Ensuite, le dossier de préphase dûment rempli est à remettre au CCPÉ pour les nouveaux projets.

La préphase, d'une durée d'une année scolaire, permettra aux personnes intéressées à la mise en œuvre d'un projet d'établissement de mieux cerner les réels besoins de leur lycée/lycée technique. Une formation en gestion de projet au début de la prochaine rentrée scolaire sera suivie par les chefs de Pé et les membres de leur groupe de pilotage.

1) Préphase + mise en œuvre d'un max. de 3 années scolaires

Préphase d'une année scolaire, après acceptation du dossier par le conseil d'administration (CA) du CCPÉ.

Un projet peut avoir une durée d’une, de deux ou de trois années scolaires. Si le CA du CCPÉ donne un avis favorable au «pé» ayant terminé la préphase, alors il y aura la remise au CCPÉ du «dossier de canditature» pour la mise en œuvre de la 1re année du projet. A la fin de cette 1re année scolaire, l'établissement présentera un «rapport d’activité, financier et bilan du Pé pour chaque année concernée. Le Pé doit avoir un caractère innovateur. Il peut être entamé en parallèle avec un projet déjà en dernière année dans le même établissement. Toutefois, le chef de projet ne peut être le même. Le chef de projet et le groupe de pilotage doivent suivre la formation en gestion de projet organisée par le CCPÉ.

2) PAS de PRÉPHASE

Un établissement peut être dispensé de la «préphase», suivant sa demande expresse adressée au conseil d'administration du CCPÉ, sous certaines conditions et toutes réunies comme suit :

  • une formation en gestion de projet doit avoir été suivie par le chef de projet et son groupe de pilotage ;
  • des précisions concernant le groupe de pilotage avec la fonction de chaque personne impliquée devront être données ;
  • une analyse précise de la situation aura été faite au préalable avec documentation à l'appui ;
  • l'information aura été transmise à toute la communauté scolaire et le conseil d'éducation de l'établissement aura donné son accord ;
  • le dossier de candidature devra être rempli en indiquant tous les détails requis de manière précise ;
  • le concept du Pé doit être clairement présenté dans les documents.

Le CA du CCPÉ décidera ensuite d'accepter ou non la candidature et la mise en œuvre du projet en 1re année

Le Dossier de Candidature

Le dossier de candidature expose les objectifs généraux, les prévisions budgétaires pour la durée totale du projet, ainsi que les activités à mettre en œuvre.

Le Rapport d'activités, financier et bilan du Pé

À partir de la fin de la 1re année de mise en œuvre et ensuite à la fin de chaque année scolaire,  est également soumis «le rapport d'activités, financier et bilan du Pé qui rend compte des activités et des dépenses réalisées au cours de l'année scolaire écoulée et qui informe des activités à venir et des prévisions budgétaires de l’année scolaire suivante.